Kelola Asrama Lebih Modern, UPN Veteran Jatim Siapkan Smart Asset Management di AMN Surabaya

SURABAYA (Lentera)– Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jawa Timur mendorong transformasi digital dalam pengelolaan Asrama Mahasiswa Nusantara (AMN) Surabaya melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Nusantara (SIMANTARA). Langkah tersebut dilakukan untuk menciptakan tata kelola aset yang lebih modern, efektif, dan transparan.

Upaya tersebut diwujudkan melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat (Abdimas) bertema “Edukasi Digitalisasi Manajemen Aset Melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi bagi Pengelola Asrama AMN” yang digelar di AMN Surabaya, Kamis (12/6/2026).

Kegiatan ini digagas oleh tim dosen Program Studi Sistem Informasi UPN “Veteran” Jawa Timur yang terdiri atas Anita Wulansari, Seftin Fitri Ana Wati, Abdul Rezha Efrat Najaf, Anindo Saka Fitri, dan Asif Faroqi. Tim dosen memberikan pendampingan kepada pengelola AMN untuk membangun sistem pengelolaan aset berbasis teknologi informasi.

Dosen UPN “Veteran” Jawa Timur, Anita Wulansari, mengatakan transformasi digital dalam pengelolaan asrama menjadi kebutuhan yang tidak dapat dihindari, seiring bertambahnya jumlah aset dan kompleksitas operasional.

“Digitalisasi bukan sekadar menghadirkan aplikasi baru, tetapi membangun sistem pengelolaan data yang terintegrasi agar seluruh aset dapat dipantau secara efektif, akurat, dan berkelanjutan,” ujar Anita.

Menurutnya, penerapan teknologi informasi akan memudahkan pengelola dalam melakukan pencatatan inventaris, memantau kondisi aset, hingga menyusun laporan sebagai dasar pengambilan keputusan.

“Melalui pengembangan SIMANTARA, kami ingin mendorong terciptanya tata kelola aset yang lebih adaptif. Sistem ini nantinya dapat mendukung pengelolaan asrama yang modern sekaligus meningkatkan efisiensi kerja pengelola,” tuturnya.

Sebagai hunian bagi mahasiswa penerima beasiswa dari berbagai perguruan tinggi negeri di Surabaya, AMN memiliki beragam fasilitas yang memerlukan sistem pengelolaan yang terstruktur. Mulai dari inventaris kamar, sarana penunjang, hingga berbagai aset operasional yang terus bertambah setiap tahun.

Sementara itu, Direktur AMN Surabaya, Dhian Satria, menyambut baik kolaborasi tersebut. Menurutnya, penguatan sistem manajemen aset menjadi bagian penting dalam meningkatkan kualitas layanan bagi para penghuni asrama.

“Kami melihat kebutuhan digitalisasi pengelolaan aset semakin mendesak. Pendampingan dari UPN Veteran Jawa Timur memberikan gambaran sekaligus arah pengembangan sistem yang lebih terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan operasional AMN,” ungkap Dhian.

Ia menambahkan, pengembangan SIMANTARA diharapkan mampu menghadirkan sistem yang tidak hanya mempermudah proses administrasi, tetapi juga mendukung pengawasan dan pemeliharaan aset secara berkelanjutan.

Dalam kegiatan tersebut, tim dosen memaparkan empat tahapan utama menuju penerapan smart asset management. Tahap pertama membahas transformasi digital dalam pengelolaan aset melalui sistem informasi yang terintegrasi. Selanjutnya, peserta mendapatkan pemahaman mengenai tata kelola data, mulai dari identifikasi, klasifikasi, hingga standardisasi informasi.

Materi berikutnya berfokus pada pemanfaatan sistem informasi untuk memantau kondisi fisik dan riwayat pemeliharaan aset. Sementara pada sesi terakhir, peserta diperkenalkan dengan konsep smart asset management melalui penggunaan teknologi QR Code, basis data terpusat, aplikasi berbasis web dan seluler, serta dashboard visual.

Dari hasil diskusi, sejumlah rekomendasi strategis berhasil dirumuskan sebagai dasar pengembangan SIMANTARA, di antaranya penyusunan data aset yang lebih terstruktur, sentralisasi basis data, penerapan identifikasi digital berbasis QR Code, hingga penyajian laporan yang lebih informatif.

Ke depan, UPN “Veteran” Jawa Timur dan AMN Surabaya akan melanjutkan pendampingan secara bertahap, dimulai dari pembenahan tata kelola data, pengembangan fitur pemantauan aset, hingga peningkatan kapasitas sumber daya manusia agar sistem yang dibangun dapat diimplementasikan secara optimal.

"Kolaborasi ini diharapkan menjadi fondasi bagi terwujudnya pengelolaan aset yang modern, transparan, dan berkelanjutan, sekaligus mempertegas komitmen perguruan tinggi dalam menghadirkan solusi berbasis teknologi yang memberikan manfaat nyata bagi masyarakat," tutupnya. (*)

Reporter: Amanah
Editor: Lutfiyu Handi